Buchungssystem mit Google-Bewertungen verbinden

Das Reservierungssystem kennt zu jedem Besuch alles, was eine Bewertungsanfrage braucht: Name, Kontakt, Ende der Reservierung und Art der Dienstleistung. Verbinden Sie es mit dem automatischen Versand, geht die Anfrage an jeden Kunden zur gleichen Zeit nach dem Besuch hinaus, und niemand muss daran denken.

Diese Anleitung zeigt, was Sie beim Anbieter des Reservierungssystems klären sollten, drei Wege der Anbindung und wie Sie eine Nachricht schreiben, die sowohl die Google-Regeln als auch das Recht der Werbenachrichten erfüllt.

Warum der Zeitpunkt der Anfrage zählt

Manuelles Ansprechen scheitert aus drei Gründen:

• Sie vergessen es. Bei fünf Reservierungen pro Tag verlieren Sie den Überblick, wen Sie bereits angesprochen haben und wen nicht.
• Sie kommen zu spät. Nach einer Woche erinnert sich der Kunde nicht mehr an die Details, die er in die Bewertung schreiben würde.
• Sie sind nicht konsequent. Zufriedene Kunden sprechen Sie an, unzufriedenen gehen Sie lieber aus dem Weg. Das verstößt außerdem gegen die Google-Richtlinien, die es verbieten, Kundinnen und Kunden „gezielt um positive Rezensionen zu bitten".

Das Reservierungssystem liefert den genauen Zeitpunkt des Besuchsendes. Das ist der Auslöser. Die Anfrage geht dann wenige Stunden nach dem Besuch hinaus oder am nächsten Vormittag, wenn der Besuch abends endete. Immer gleich und an alle.

Wie Sie die Anfrage formulieren, behandelt der Artikel Kunden richtig um eine Bewertung bitten.

Was Sie bei Ihrem Reservierungssystem klären sollten

Systeme wie Reservio, Bookio, Reenio, Fresha oder Planyo unterscheiden sich in ihren Möglichkeiten, und das Angebot ändert sich. Verlassen Sie sich nicht auf alte Anleitungen, fragen Sie den Anbieter oder lesen Sie dessen Dokumentation:

1. Gibt es eine API oder Webhooks? Ein Webhook schickt eine Nachricht an ein anderes Tool, sobald sich eine Reservierung ändert, etwa auf „abgeschlossen".
2. Wird Zapier oder Make unterstützt? Dann gelingt die Verbindung ohne Programmierer.
3. Gibt es einen CSV-Export abgeschlossener Reservierungen? Das ist der Rückweg, der immer funktioniert.
4. Kann bei der Reservierung die Einwilligung zu Nachrichten erfasst werden? Ohne sie haben Sie niemanden, dem Sie schreiben dürfen.
5. Unterscheidet das System einen abgeschlossenen Besuch von einer Stornierung oder einem Nichterscheinen? Die Anfrage soll nur bekommen, wer tatsächlich da war.

Eine direkte Anbindung hat Reputive an Altegio (die Anfrage knüpft an einen Besuch an, bei dem der Empfang „Klient erschienen" markiert hat) und an Wix Bookings (Übergabe des Kontakts nach einem gewählten Ereignis, etwa nach dem Ende des Besuchs). Bei anderen Systemen prüfen wir gern, welche Anbindung möglich ist.

Wenn Sie ein Restaurant betreiben, lesen Sie Google-Bewertungen für Restaurants sammeln. Für Salons gilt dieselbe Logik, mehr im Leitfaden Google-Bewertungen für Schönheits- und Kosmetiksalons.

Drei Wege, die Verbindung technisch einzurichten

1. Direkte Anbindung

Gehört Ihr System zu den direkt angebundenen, müssen Sie nicht manuell exportieren. Altegio richten wir individuell nach den Zugängen Ihrer Filiale ein. Bei Wix Bookings stellen Sie die Übergabe des Kontakts in Wix Automations ein, etwa zum geplanten Ende des Besuchs. Abstand und Wortlaut der Nachrichten legen Sie dann in der Kampagne in Reputive fest.

2. Verbindung über API oder Zapier

Gibt es keine direkte Anbindung, helfen API oder Zapier. Allgemeines Vorgehen:

1. Wählen Sie als Auslöser ein Ereignis aus dem Reservierungssystem, am besten „Reservierung abgeschlossen".
2. Fügen Sie einen Filter hinzu: nur abgeschlossene Besuche und nur Kunden mit Einwilligung zu Nachrichten.
3. Übergeben Sie Name und Kontakt an Reputive (über Zapier oder API).
4. Abstand zum Besuch und Wortlaut der Nachrichten stellen Sie in Reputive ein.

Wenn Sie Nachrichten ganz ohne Reputive versenden wollen, etwa über Make und ein eigenes SMS-Gateway, müssen Sie Abmeldungen, Kennzeichnung der Nachrichten und den Überblick, wer schon eine Nachricht bekommen hat, selbst sicherstellen.

3. CSV-Export

Das passt, wenn Ihr System den Export der nötigen Kontakte als CSV erlaubt. Einmal pro Woche (oder täglich) exportieren Sie die Liste abgeschlossener Reservierungen als CSV und laden sie in Reputive hoch, das die Nachrichten verschickt. Das Risiko ist nur eines: Sie sind auf Regelmäßigkeit angewiesen. Lassen Sie den Export am Freitag aus, bekommen die Freitagskunden keine Anfrage.

Wie Sie die Nachricht regelkonform schreiben

Eine Bewertungsanfrage ist laut ÚOOÚ eine Werbenachricht bzw. Geschäftsmitteilung. Senden dürfen Sie sie an jemanden, der eingewilligt hat, unter Umständen auch an einen Kunden im Rahmen der Kundenausnahme. Die ÚOOÚ sagt aber nicht ausdrücklich, dass die Ausnahme eine Bewertungsanfrage abdeckt, am sichersten ist daher ein Einwilligungs-Häkchen direkt im Reservierungsformular, dessen Erteilung Sie nachweisen können. Jede Nachricht muss gekennzeichnet sein, den Absender nennen und eine Abmeldung anbieten. Wer „nein" schreibt, fällt aus dem Versand. Das sind die tschechischen Regeln; in anderen Ländern gelten eigene Vorgaben für elektronische Werbung, bitte prüfen Sie diese. Ich bin kein Jurist, lassen Sie die Vorlagen prüfen.

SMS-Vorlage

OS: [Name des Betriebs] ([Firma des Betreibers]) dankt für Ihren Besuch. Ihre Google-Bewertung können Sie hier schreiben: [Link]. Kostenlos abmelden: [Link] oder gebührenfrei anrufen unter [kostenlose Nummer].

„OS:" ist die tschechische Kennzeichnung als Werbenachricht (obchodní sdělení). Der Link soll direkt zum Bewertungsformular führen. Sie erstellen ihn in Ihrem Google-Unternehmensprofil.

E-Mail-Vorlage

Betreff: Werbenachricht – danke für Ihren Besuch bei [Name des Betriebs]

Guten Tag,

vielen Dank, dass Sie am [Tag des Besuchs] bei uns waren.
Wenn Sie uns mitteilen möchten, wie es Ihnen gefallen hat, können Sie
hier eine Google-Bewertung schreiben:

[Button oder Link: Bewertung schreiben]

[Vor- und Nachname oder Team Name des Betriebs]
[Firma des Betreibers], [Adresse], [Firmennummer], [Telefon]

Dies ist eine Werbenachricht. Keine weiteren Nachrichten mehr erhalten?
Hier können Sie sich kostenlos abmelden: [Abmeldelink]

Ein paar weitere Grundsätze:

• Fragen Sie nicht, „ob Sie zufrieden waren". Die Anfrage soll für alle gleich sein.
• Bitten Sie nicht um fünf Sterne und bieten Sie nichts für eine Bewertung an.
• Entschuldigen Sie sich nicht dafür, dass Sie schreiben.
• Versenden Sie keine Nachrichten in der Nacht.

Mehr zur Wahl des Kanals finden Sie im Artikel SMS oder E-Mail für Bewertungsanfragen, zum Ton im Artikel Um eine Google-Bewertung bitten, ohne zu nerven.

Was tun, wenn ein Kunde mehrfach wiederkommt

Ein Stammkunde, der jeden Monat kommt, soll nicht nach jedem Besuch eine Anfrage bekommen. Legen Sie eine Regel fest: Wer eine Bewertung geschrieben hat, bekommt keine weitere Anfrage, alle anderen sprechen Sie höchstens einmal in einem längeren Zeitraum an.

Reputive erkennt eine geschriebene Bewertung am Namen des Autors. Passt er zum Kunden, werden weitere Nachrichten der Sequenz gestoppt. Passt der Name nicht (Pseudonym, anderes Konto), gelingt die Zuordnung nicht, deshalb lohnt es sich, die Sequenz kurz zu halten.

Wie Sie die Ergebnisse verfolgen

Beobachten Sie nach dem Start drei Dinge:

• Wie viele Kunden die Anfrage tatsächlich erhalten haben, im Vergleich zur Zahl abgeschlossener Reservierungen. Ein großer Unterschied bedeutet, dass bei der Verbindung oder den Einwilligungen etwas wegfällt.
• Wie viele Bewertungen pro Monat dazugekommen sind. Regelmäßigkeit ist wichtiger als ein einmaliger Sprung.
• Was in der Kritik wiederkehrt. Eine wiederholte Beschwerde ist ein Grund, den Betrieb zu verbessern, nicht den Text der Nachricht.

Erwarten Sie nicht, dass der Durchschnitt mit automatischem Sammeln steigt. Sprechen Sie alle an, kommen auch schlechtere Bewertungen. Das ist ein ehrlicheres Bild Ihres Betriebs, und genau das will Google. Warum jede Bewertung einen realen Wert hat, erklärt der Artikel Wie Online-Bewertungen den Umsatz beeinflussen.

Starten Sie die Verbindung noch diese Woche

Drei Schritte genügen: herausfinden, was Ihr Reservierungssystem kann, den Auslöser nach einem abgeschlossenen Besuch einrichten und eine Nachricht mit allen nötigen Angaben vorbereiten.

Reputive schickt die Anfrage per SMS und höchstens drei E-Mails, stoppt die Sequenz, sobald die Bewertung eintrifft, und bereitet zu neuen Bewertungen Antwortentwürfe vor, die Sie vor der Veröffentlichung freigeben. Testen Sie es 14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.